KI-Praxisimpuls BORBET

Hinweis: Dieser Inhalt enthält KI-generierte oder KI-unterstützte Elemente.

Willkommen

Herzlich Willkommen zum KI-Praxisimpuls

Einleitung

Es soll hier nicht nur auf KI und die Untiefen der „neuen“ Technologie eingegangen werden, sondern gesamt auf die Nutzung von Office-Tools in Verbindung mit KI.

Vorstellung

KI-Partner – Herbert Ibinger

DI (FH) Ing. Herbert Ibinger
Geschäftsführung Techno-Z Braunau (Strategie, Vermietung, Services, Team)
Standortentwicklung/Wirtschaftspark Innviertel & INKOBA-Koordination
Nachwuchs- & Technikförderung (WRO Austria), Jury/Organisation

DI (FH) / Ing. Herbert Ibinger ist seit 2011 Geschäftsführer der Techno-Z Braunau Technologiezentrum GmbH. In dieser Rolle verantwortet er die Weiterentwicklung des Standorts, die Ansiedelung neuer Unternehmen sowie die Vernetzung von regionalen Betrieben, Startups und öffentlichen Institutionen. Unter seiner Leitung hat sich das Techno-Z als wichtiger Innovations- und Unternehmensstandort im Innviertel etabliert.

KI-Coach – Markus Kugler

Markus Kugler / mk cx e.U., Schwand im Innkreis
Coach für KI-Impulse und -Automatisierungen
Berater im Kundenserviceumfeld
Erreichbarkeitsservice global-office
IT Beratung

Als selbständiger Berater unterstütze ich Unternehmen in den Bereichen Kundenservice-Optimierung, (KI-)Automatisierung und IT-Beratung. Mit meiner Erfahrung aus dem Contact-Center-Umfeld helfe ich, Prozesse effizienter zu gestalten, Erreichbarkeit zu sichern und die Servicequalität nachhaltig zu steigern. Darüber hinaus begleite ich kleine und mittlere Unternehmen bei der Optimierung ihrer IT-Infrastruktur und der Einführung moderner Lösungen.

Teilnehmer

Wir bitten Euch um eine kurze Vorstellung und um Eure Beweggründe an dem Praxisimpuls teilzunehmen.

Name, Funktion & Abteilung
KI-Bezug heute (genutzte Tools wie Copilot/ChatGPT, aktueller Use Case)
Erwartungen an die Praxisimpulse
Aktuelle Herausforderung
Wunschthemen (heute oder nächstes Mal)

KI – Tools

Es gibt eine Vielzahl (Siehe toolify.ai) an Tools, die teilweise auch unterschiedliche Zwecke erfüllen. Meist gibt es kostenfreie und kostenpflichtige Versionen der unterschiedlichen Tools.

Für einen niederschwelligen Einstieg beschränken wir uns auf die beiden vermutlich gängigsten (zumindest bekanntesten) Tools von Microsoft und OpenAI. In Bezug auf das Betriebssystem konzentrieren wir uns auf Windows 10/11, wobei die meisten Funktionen auch für MacOS (Apple) verfügbar sind.

Tools

KI-Tools Übersicht (Stand: 2026, ca.-Preise, exkl. USt.)
Logo	Tool	Beschreibung	Kosten (ca. EUR / Jahr)	Gratisversion	Windows-App
	Copilot Pro	Erweiterte Copilot-Version mit priorisiertem Zugriff auf leistungsfähige Modelle sowie tiefer Integration in Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und Windows.	ca. 240	Ja (Copilot Chat)	Ja
	ChatGPT Plus	Universeller KI-Assistent für Text, Code, Analyse und Bilder; geeignet für Recherche, Konzeption, Automatisierung und strukturiertes Prompting.	ca. 240	Ja	Ja

Preise ohne Gewähr (Stand 21.08.2025)!

Funktionen

Chat / Konversation – freier Dialog, Antworten in natürlicher Sprache
GPT-Modelle – unterschiedliche Varianten (GPT-4, GPT-4o, GPT-5.1 …)
Memory – merkt sich Nutzereinstellungen & Kontext über Sessions hinweg
RAG (Retrieval Augmented Generation) – Einbindung eigener Dokumente oder Unternehmensdaten
Code-Interpreter / Python (Advanced Data Analysis, ADA) – Rechnen, Datenanalyse, Charts, Dateien bearbeiten
Agent-Funktionalität – kann Tools, Automatisierungen und externe APIs nutzen
Copilot Studio – eigene Bots/Agenten bauen, Workflows definieren
Canvas – direkter Dialog im Ergebnis
Text-zu-Bild (DALL·E / Image Generation) – Bilder erzeugen und bearbeiten
Sprachfunktionen – Text-to-Speech (vorlesen), Speech-to-Text (diktieren), Speech-to-Speech (direkte Konversation)
Dateiverarbeitung – PDF, Word, Excel, CSV, etc. einlesen, ausgeben und vergleichen
Plugins / externe Tools – Web-Suche, Code-Ausführung, Kalender, Mails etc. (Bsp. Office Integration)
Power Automate Integration – Automatisierungen und Flows steuern
Personalisierung – Anpassen von Stil (formell, seriös, professionell, …), Tonalität, Rollen (z. B. Lehrer, Berater)

Copilot und ChatGPT – ein Überlick (Hands on)

Copilot
ChatGPT

Grundlagen Prompting

Rolle: Du bist (Lehrer, Entwickler, Psychologe, Projektmanager, Shakespeare, Kafka etc.)
Ziel / Aufgabe: Schreiben, Analysieren, Zusammenfassen, Korrigieren, Vergleichen, Übersetzen usw.
Ton / Stil: Freundlich, sachlich, ironisch, geschäftlich, poetisch, verständlich für Kinder usw.
Zielgruppe: Schüler, Führungskräfte, Anfänger, Kinder, Nerds, Kunden usw.
Format: Liste, Tabelle, Bullet Points, Aufsatz, Code, JSON, Email usw.
Kontext / Hintergrund: Projektbeschreibung, Zielsystem, Branche, Zeitrahmen, Vorgaben usw. (z.B. Dateiuploads)
Beispiele / Muster: Das Ergebnis soll z.B.: 01.07.2025 13:12 Uhr: Die Produktionsmaschine ist defekt
Grenzen / Einschränkungen (Guardrails): Kein Fachjargon, max. 100 Wörter, neutraler Ton, keine Tabellen, keine externen Datenquellen, ausschließlich das hochgeladene Dokument etc.
Interaktion / Folgefragen: Einmalige Antwort oder interaktive Begleitung (Führe mich schrittweise durch die Anleitung, Rezept, Installation, ….)
Kreativitätsgrad: Streng faktisch, kreativ, metaphorisch, visionär etc. – schätze selber auf einer Skala von 0-100% ein, wie hoch der Grad der Kreativität ist (Bsp. 0% = nur Fakten, 100% = kaum Fakten, nur Visionen)

prompt Beispiele / Abkürzungen

Für eine bessere Lesbarkeit steht die vollständige Tabelle der Prompt Beispiele auf einer eigenen Seite zur Verfügung.

Tabelle Prompts

ChatGPT Abkürzungen öffnen

Profile Settings

Profil-Setup (copy & paste ready)
Logo	Tool	Profil-Einstellungen (als Text)
	Copilot (M365)	Profiltext (für „Benutzerdefinierte Anweisungen“): Antworte locker, aber professionell, ohne Marketing-Floskeln. Sprache: Standard Deutsch (DACH). Englisch nur, wenn es fachlich sinnvoll ist. Bevorzugte Ansprache: Du (informell). Länge: Wenn möglich unter 300 Wörtern. Wenn mehr nötig ist, dann klar strukturiert (kurze Absätze). Fakten: Wenn du Fakten nennst, füge immer eine valide Quelle als URL an. Wenn du spekulierst oder schätzt, kennzeichne das ausdrücklich. Excel: Wenn ich nach einer Excel-Formel frage, gib nur die Formel für Excel 365 (deutsche Funktionen/Trennzeichen) – keine Erklärung. Am Ende: Gib immer eine Confidence-Angabe im Format: sehr sicher (0,92). Skala: 1.0 = absolut sicher; 0.9–0.99 = sehr sicher; 0.6–0.8 = solide; <0.5 = unsicher. Regeln (kurz, zum schnellen Einfügen in Chats): Bitte antworte auf Deutsch, nenne mich Markus, max. 300 Wörter (wenn möglich). Fakten immer mit URL-Quelle. Spekulationen klar markieren. Excel-Formeln: nur Formel (Excel 365 DE), ohne Erklärung. Am Ende: Gib immer eine Confidence-Angabe im Format: sehr sicher (0,92). Skala: 1.0 = absolut sicher; 0.9–0.99 = sehr sicher; 0.6–0.8 = solide; <0.5 = unsicher.
	ChatGPT	Profiltext (für „Benutzerdefinierte Anweisungen“): Sprache: Bitte antworte standardmäßig auf Deutsch (DACH). Englisch nur wenn sinnvoll. Bevorzugte Ansprache: Du (informell). Stil: Locker, klar, sachlich. Keine Floskeln, kein „Marketing-Sprech“. Länge: Wenn möglich unter 300 Wörtern. Wenn mehr nötig ist: klar strukturieren (kurze Absätze). Fakten: Wenn du Fakten nennst, gib immer eine valide Quelle als URL an. Wenn du spekulierst, markiere das ausdrücklich als Spekulation. Excel: Wenn ich nach einer Excel-Formel frage, gib nur die Formel (Excel 365, DE), ohne Erklärung. Immer am Ende: Confidence: sehr sicher (0,92) nach dieser Skala: 1.0 absolut sicher; 0.9–0.99 sehr sicher; 0.6–0.8 solide; <0.5 unsicher. Kurzregel (für einzelne Chats): Deutsch, nenne mich Markus, möglichst <300 Wörter. Fakten mit URL-Quelle; Spekulation markieren. Excel: nur Formel (Excel 365 DE), ohne Erklärung. Am Ende: Gib immer eine Confidence-Angabe im Format: sehr sicher (0,92). Skala: 1.0 = absolut sicher; 0.9–0.99 = sehr sicher; 0.6–0.8 = solide; <0.5 = unsicher.

3-Punkt-Menü (links unten): Einstellungen, Personalisierung

Benutzerdefinierte Anweisungen, Anweisungen bearbeiten
Gespeicherte Erinnerungen, Gespeicherte Erinnerungen verwalten
Chatverlauf (Frontier): Copilot nutzt Inhalte vergangener Chats zur Personalisierung von Antworten. Hinweis: Das Feature ist aktuell experimentell (Frontier) und kann sich funktional noch ändern → also nicht 100 % stabil.

Profilbild (links unten): Personalisierung

Individuelle Hinweise

Basisstil und -tonfall: (Bsp. Effizient)
Individuelle Hinweise
Eigenschaften: Wähle zusätzlich zu deinem Basisstil und -tonfall weitere Anpassungen aus.
- Individuelle Hinweise: Text aus Box
- Herzlich: Weniger
- Enthusiastisch: Weniger
- Überschriften und Listen: Weniger
- Emoji: Weniger
- Nickname: …..
- Beruf: Ich bin [Tätigkeit] im Bereich [Unternehmensbereich]. Meine Stärken sind [HierStärkenEintragen]
- Mehr über mich: [mehrDetails]. Z.B. Ich komme aus [LandOrt]. Meine früheren Jobs waren [JobsEintragen]. Ich habe eine Ausbildung als [Ausbildung,Schule,etcEintragen] abgeschlossen.
- Erinnerung – Verwalten. Zeigt die gespeicherten Erinnerungen an
- Fortgeschrittenen (Websuche, Canvas, ChatGPT Voice, fortgeschrittener Audiomodus, Konnektor-Suche)

Agenda- Teil 1

CoPilot Integration in MS Office 365 – Nutzung von CoPilot mit Zugriff auf MS Inhalte
- Outlook
  - Stil analysieren (gptolanalyze)
  - Suche nach E-Mails / Kalendereinträge (gptolsearch)
- Excel (Erkläre die Formel in Zelle A1), berechne ….., analysiere die aktuelle Tabelle und mache Vorschläge zur Optimierung, Datenbereinigung, Tabellen, usw.
  - Excel Lab (Webversion von Excel): Agentmode (kiexcelagentmode), =COPILOT()
- Word/Outlook: Unterstützung bei der Formulierung und Formatierung von Inhalten
- Liste Tabellen/Dokumente auf und analysiere diese, die [zuSuchendenInhaltEingeben] beinhalten
- Teams in Verbindung mit CoPilot
Copilot in Sharepoint
Copilot Agenten
- Recherche-Agent (kirechag): Demo Computernutzung (öffne geschützte Webseite)
- Analyst (kianalyst1): PDF Dokument analysieren
- Prompt Coach
Notebooks

Agenda – Teil 2

Grundlagen der KI Verordnung (EU) 2024/1689 über Künstliche Intelligenz (AI Act)
KI-Implementierung im Unternehmen
- Enabler-/Adopter-Team definieren und Resourcen freigeben (angelehnt an CIP – continous improvement process)
- interne KI-Stammtische
- Management Vorgaben (Bsp. x% der Arbeitszeit mit KI verbringen)
- Microsoft Adoption Score, Meta AI – Impact
Besprechung/Demonstration zu Ideen und Wünschen
Provisorischer Chat
Canvas Mode
RAG-Bot (Nutzung der KI-Tools ausschließlich mit vorgegebenen Quellen anhand eines Beispiels aus wissenschaftlichen Dokumenten)
ChatGPT Integration mit Google (Mail und Drive)
Sammlung von Ideen und Wünschen für Folgemodule

Extras

Teams RTT (real time text – Barrierefreiheit), Facilitator
Alternative KI-Tools: Mistral AI, Apertus (CH)
Präsentation KI-Voice Agent ÖD, Nahversorger, Autohaus, Hotel, …
Sammlung von Ideen und Wünschen für Folgemodule

Wrap-Up

Pro/Contra KI
einfache KI Agenten erstellen
Feedback / wrap-up

Übersichtstabelle Alle Prompt-Beispiele

Praktische Abkürzungen

Geschützte Inhalte – nur für Teilnehmer:innen
Sämtliche Materialien (Texte, Bilder, Folien, Downloads) stehen ausschließlich Teilnehmer:innen der KI-Veranstaltungs-Termine oder Berechtigten zur internen Verwendung zur Verfügung. Jede Form der Vervielfältigung, Weitergabe, öffentlichen Wiedergabe oder Veröffentlichung – auch auszugsweise – ist ohne ausdrückliche, schriftliche Zustimmung untersagt. Zuwiderhandlungen werden verfolgt. Kontakt: admin@ki-stammtisch.at.